受付に設置する電話機の選び方！主な機能や導入メリットについて解説

オフィスの移転やリニューアルを機に、来客対応の効率化や企業イメージの向上を図りたいと考えていませんか。受付は「会社の顔」ともいえる重要な場所です。デザイン性と機能性を兼ね備えた受付電話は、来訪者に好印象を与え、スムーズな取り次ぎを実現します。

本記事では、受付電話の基本的な知識から、自社に最適な一台を見つけるための選び方、業務をさらに効率化する最新機能まで、わかりやすく解説します。

受付電話とは

受付電話とは、オフィスや店舗の入り口に設置され、来訪者が担当者を呼び出すために使用する電話システムのことです。

従来は内線番号をダイヤルして担当部署を呼び出すタイプが一般的でした。しかし、働き方の多様化で従業員が必ずしも自席にいるとは限らない現代のオフィスでは、旧来の方法では対応が難しくなっています。

そのため最近では、担当者のスマートフォンやPCに直接通知を送るクラウド型の受付システムなど、より柔軟な対応が可能な新しい形の受付電話が主流になりつつあります。

受付電話の主な機能

最新の受付電話や受付システムには、単なる電話機能だけでなく、業務効率を向上させる多彩な機能が搭載されています。

受付電話の種類

受付電話は、その仕組みやデザインによっていくつかの種類に分けられます。それぞれの特徴を理解し、自社の目的や環境に合ったものを選びましょう。

• デザイン電話機
  • 特徴: デザイン性を最優先した電話機で、オフィスのインテリアとしても機能します。
  • 注意点: 内線機能の利用にはPBX（電話交換機）の設置や設定が別途必要で、専門業者による工事が必要になる場合があります。
• 統合型IPビジネスフォン
  • 特徴: 大型のタッチパネルを搭載し、ビデオ通話や情報表示など多機能なIP電話機です。
  • 注意点: 企業全体の電話システムの一部として設計されているため、受付専用での導入はオーバースペックでコストも高額になる傾向があります。
• タブレット型クラウド受付システム
  • 特徴: iPadなどのタブレットを利用し、クラウド上のソフトウェアで機能を提供する現代的なシステムです。
  • 注意点: 物理的な機器や複雑な工事が不要で、導入が非常に簡単です。月額利用料が発生しますが、常に最新の機能を利用できます。

受付電話が必要な理由

受付電話の基本を理解したところで、なぜ今、多くの企業で新しい受付電話が必要とされているのか、その理由を3つのポイントから解説します。

業務効率の向上

適切な受付電話を導入することで、受付業務を大幅に効率化できます。

例えば、来訪者が担当者を直接呼び出せるシステムであれば、受付担当者が都度取り次ぐ手間が省け、他の業務に集中できるため人件費の削減にもつながります。

また、担当者のチャットツールに直接通知が届けば、フリーアドレスやリモートワーク中でも迅速な対応が可能です。

顧客サービスの向上

スムーズでストレスのない受付は、来訪者の満足度を大きく向上させます。

担当者が分からず待たされたり、何度も同じ説明を繰り返したりする受付では、企業に対する印象も悪化してしまいます。

洗練されたデザインの受付や、QRコードでスマートに入館できるシステムは、来訪者に「歓迎されている」という良い印象を与え、商談や面接をスムーズに始めるための土台となります。

企業イメージの向上

受付は、来訪者が最初に接する「会社の顔」です。

古くて使いにくい電話機が置かれているよりも、スタイリッシュなデザインの電話機や先進的なタブレットシステムが導入されている方が、企業としてスマートで信頼できる印象を与えます。

特に、新しいテクノロジーに敏感なベンチャー企業やデザイン性を重視するオフィスにとって、受付電話の選定はブランディングの重要な一環と言えるでしょう。

受付電話の導入メリット

受付電話を見直すことで、企業は具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここでは、コスト、デザイン、操作性の3つの観点から導入メリットを解説します。

コスト削減の可能性

最新の受付システム、特にクラウド型を導入することで、コストを大幅に削減できる可能性があります。

従来のPBX（電話交換機）を設置するタイプでは、高額な機器購入費や専門業者による工事費が必要でした。

しかし、クラウド型の受付システムであれば物理的な機器は市販のタブレットのみで、月額数千円から利用できるため初期投資を大幅に抑えられます。また、受付業務の自動化により人件費の削減も期待できます。

デザイン性の向上

受付電話は、オフィスのデザインを左右する重要な要素です。

シンプルで洗練されたデザイン電話機を選べば、エントランス空間が一気におしゃれになります。

また、タブレット型の受付システムなら背景画像やロゴを自由に設定できるため、企業のブランドイメージに合わせたオリジナルの受付画面を作成できます。

操作の簡便さ

最新の受付電話やシステムは、誰でも直感的に操作できることを重視して設計されています。

タッチパネル式のタブレットであれば、初めて訪れた人でも画面の案内に従って簡単に担当者を呼び出すことができます。

また、管理者側の設定もWebブラウザから簡単に行えるサービスが多く、専門的な知識がなくても従業員の追加や表示内容の変更が手軽に行えます。

受付電話の選び方

自社に最適な受付電話を選ぶためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。ここでは、機能、デザイン、価格、サポート体制という4つの視点から、選ぶ際のチェックポイントをご紹介します。

機能で選ぶ

まずは、自社の業務フローにおいてどのような機能が必要かを明確にしましょう。

• 通知方法: 担当者への通知は、電話の呼び出しだけで十分ですか？それともSlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットへの通知が必要ですか？
• 受付方法: 担当者名での検索、部署ごとの呼び出し、QRコードでの無人受付など、どのような受付方法が理想的か考えましょう。
• 連携機能: カレンダーツールとの連携によるアポイントの自動管理や、入退館ゲートとの連携によるセキュリティ強化は必要ですか？

これらの要件を整理することで、必要な機能が搭載されたサービスを効率的に絞り込めます。

デザインで選ぶ

受付はオフィスの第一印象を決める場所です。設置する機器のデザインにもこだわりましょう。

• 物理的なデザイン: シンプルなデザイン電話機が良いか、スタイリッシュなタブレットが良いか、オフィスの内装に合わせて選びます。タブレットの場合は、スタンドのデザインも重要です。
• 画面のカスタマイズ性: タブレット型システムの場合、企業のロゴやブランドカラーに合わせて、どこまで自由に受付画面をデザインできるかを確認しましょう。

価格帯で選ぶ

受付電話の価格は、導入形態によって大きく異なります。初期費用と月額費用を総合的に比較検討することが重要です。

• 初期費用: 従来のビジネスフォンでは、PBX（電話交換機）や電話機本体、工事費などで数十万円以上の初期費用がかかることもあります。一方、クラウド型システムはタブレット代（数万円）のみで導入できる場合がほとんどです。
• 月額費用: クラウド型システムは、利用する従業員数や機能に応じて月額数千円から数万円の利用料がかかります。自社の規模に合った料金プランを選びましょう。

サポート体制で選ぶ

特にIT担当者がいない小規模オフィスでは、導入時やトラブル発生時のサポート体制が非常に重要です。

• 導入サポート: 初期設定の代行や、操作方法の丁寧な案内があるか確認しましょう。
• トラブル時の対応: 電話やメールでの問い合わせに迅速に対応してくれるか、休日や夜間のサポートはあるかなど、万が一の際のサポート体制をチェックしておきましょう。

無料トライアル期間を設けているサービスも多いため、実際に試してみて操作性やサポートの質を確認するのがおすすめです。

受付電話の最新機能

最後に、受付業務をさらにスマートで効率的にする受付電話の最新機能をご紹介します。これらの機能を活用することで、来客対応の質を一段と高められます。

自動応答機能

自動応答機能（IVR）は、あらかじめ設定された音声ガイダンスに来訪者が従うことで、適切な担当者へ自動でつなぐ機能です。

「ご用件の番号を押してください」といった案内により、人の手を介さずに一次対応を完了できます。これにより、受付担当者の負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。

音声認識機能

音声認識機能を搭載したシステムでは、来訪者がタブレットに向かって担当者名や部署名を話すだけで、システムが音声を認識して担当者を呼び出してくれます。

タッチ操作に不慣れな方でもスムーズに受付を済ませることができ、より先進的な印象を与えられます。

クラウド連携機能

クラウド連携は、現代の受付システムにおいて最も重要な機能の一つです。

• カレンダー連携: GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携し、登録されたアポイントメント情報を基に、来訪者用のQRコードを自動で発行・送付します。
• ビジネスチャット連携: SlackやMicrosoft Teamsと連携し、来訪者の情報を担当者にリアルタイムで通知します。
• 顧客管理システム（CRM）連携: 来訪履歴を自動でCRMに登録し、顧客情報と紐づけて管理できます。

これらの連携機能を活用することで、受付業務だけでなく、その前後の業務まで含めて一気通貫で効率化が可能です。

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