予約受付ができる電話代行サービスとは？費用と合わせて解説

飲食店や美容院、エステサロンなどの店舗で、接客中やピークタイムに電話が鳴り、対応しきれずビジネスチャンスを逃してしまった、という経験をしている経営者も多いのではないでしょうか。

予約電話への対応は、売上に直結する業務です。

そこで、そうした課題を解決する「電話代行サービス」について、予約受付を外部に委託するメリットから、自社に最適なサービスの選び方、気になる料金相場まで解説しましょう。

予約受付できる電話代行サービスとは

予約受付できる電話代行サービスとは、企業や店舗に代わってオペレーターが電話応対を担い、予約の受付・変更・キャンセルといった手続きを代行してくれるサービスをいいます。

かかってきた電話は、あらかじめ設定した方法で電話代行業者のコールセンターに転送。オペレーターは、事前に共有されたマニュアルやFAQに基づき、まるで自社のスタッフの一員であるかのように応対します。

電話対応の内容は、メールやチャットツールなどを通じて報告されるため、依頼主は手を止めることなく、予約状況を把握できます。また、単に電話を受けるだけでなく、予約システムへの直接入力や、簡単な問い合わせへの回答まで行うサービスも存在します。

予約受付代行サービスの料金体系と相場

電話代行サービスの導入を検討する上で、最も気になるのが料金でしょう。ここでは、一般的な料金体系と、追加で費用が発生する可能性のあるケースについて解説します。

月額固定型と従量課金型とで異なる

料金プランは、サービスの選定における大きな要素の一つです。多くのサービスでは、月々のコール数に応じて料金が変わる「月額固定型」や、受けたコール数に応じて料金が発生する「従量課金型」が採用されています。

自社の月間平均コール数を算出し、どちらのプランが適しているかを見極めましょう。その際、月額基本料金だけでなく、初期費用や、規定コール数を超えた場合の追加料金、オプション料金など、総額でいくらかかるのかを複数の会社で比較検討することが不可欠です。

「安かろう悪かろう」では意味がありません。提供されるサービスの質とコストのバランスを慎重に見極める必要があります。

一般的な料金プラン

電話代行サービスの料金体系は、主に「月額固定プラン」と「従量課金プラン」の2つに大別されます。

• 月額固定プラン: 毎月決まった料金で、規定のコール数まで対応するプランです。例えば「月額10,000円で50コールまで」といった形式で、毎月のコール数がある程度安定している場合に適しており、予算管理がしやすいのがメリットです。相場としては、月額5,000円〜30,000円程度の価格帯に多くのプランが集中しています。
• 従量課金プラン: 基本料金は安価もしくは無料で、対応したコール1件ごとに料金が発生するプランです。コール数が月によって大きく変動する場合や、非常に少ない場合に適しています。1コールあたりの単価は100円〜300円程度が相場です。

どちらのプランが最適かは、自社の月間コール数を正確に把握した上で判断する必要があります。

追加料金が発生するケースもある

基本プランに含まれない対応を依頼する場合、オプションとして追加料金が発生することがあります。契約後に「こんなはずではなかった」と後悔しないためにも、どのようなケースで追加料金がかかるのかを事前に確認しておくことが重要です。

一般的な追加料金の例としては、以下のようなものが挙げられます。

• コールオーバー料金: 月額固定プランで、規定のコール数を超過した場合に発生。
• 時間外対応: 平日の日中時間帯以外（夜間・早朝・土日祝など）の対応の費用。
• 報告方法のカスタマイズ: メール以外のチャットツール（Slackなど）での報告にかかる費用。
• 専門的な対応: 専門知識が必要な問い合わせや、クレームの一次対応などの費用。
• 通話転送料: かかってきた電話を代行業者へ転送する際の通話料。

これらの料金はサービス会社によって大きく異なるため、複数の業者から見積もりを取り、総額で比較検討することをおすすめします。

【業種別】予約受付できる電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際には、自社の業種特有のニーズを理解しているパートナーを選ぶことが成功の鍵となります。ここでは、特に予約電話が多い「美容」「飲食」「医療」の3つの業界に焦点を当て、サービス選定のポイントを解説します。

美容業界（エステ・美容院）の場合

エステサロンや美容院では、新規予約だけでなく、メニューに関する専門的な質問、担当者の指名、細かい時間調整など、複雑な応対が求められます。

そのため、美容業界に特化した研修を受けたオペレーターが在籍し、業界用語や各種施術内容に関する基本的な知識を持つサービスを選ぶことが重要です。予約システムと連携し、オペレーターが直接空き状況を確認しながら予約を確定できる機能があれば、業務効率はさらに向上するでしょう。

施術中で手が離せない状況でも、丁寧な一次対応で機会損失を防ぎ、顧客に安心感を与えられるかどうかが、選定の大きなポイントとなります。

飲食店など飲食業界の場合

飲食店、特に予約が売上に直結する店舗では、ランチやディナーのピークタイムに予約電話が集中する傾向にあります。この時間帯に、いかに多くの電話を確実に取りこぼさず処理できるかが重要です。

アレルギーの有無、記念日利用などの特別リクエスト、あるいは店舗への道案内といった、多様な問い合わせに対応できる柔軟性も求められます。インバウンド需要が見込めるエリアであれば、英語などの多言語対応が可能かどうかも確認しておきたいポイントです。

クレームの初期対応を冷静に行い、店舗スタッフへスムーズに引き継げる体制が整っているかも、信頼できるパートナーを見極める上で大切な要素となります。

医療業界（クリニック・病院）の場合

クリニックや病院などの医療機関では、予約受付において特に高いレベルの正確性と、個人情報保護への厳格な配慮が求められます。

患者の氏名や症状、希望日時などを間違いなくヒアリングし、電子カルテや予約システムに正確に入力するスキルは必須です。また、個人情報保護法や医療関連法規に関する知識を持ち、プライバシーマーク（Pマーク）を取得しているなど、セキュリティ体制が万全な業者を選ぶことが絶対条件と言えるでしょう。

専門用語への理解があり、患者の不安に寄り添うような、落ち着いた丁寧な応対ができるかどうかも、クリニックの評判を左右する重要なポイントです。

手軽に電話対応を任せたいならIVRもおすすめ

電話代行サービスの利用を検討しているなら、IVR（自動音声応答）もおすすめの選択肢のひとつです。IVRは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに的確な情報を自動で提供するシステムです。

音声ガイダンス用のテキストは日本語や英語など、多言語で自由に作成できるため、業種や用件を問わず、どのようなケースにも柔軟に対応できるのが特徴です。

詳しくは関連記事の「IVR（電話自動応答）とは？仕組み・費用・比較ポイントを解説」をご覧ください。

【独自調査】IVR（電話自動応答）導入で3割の会社が人件費を「30%以上50%未満削減」

編集部ではIVR（電話自動応答）の導入による、人件費への影響に関するアンケートを実施しました。IVRを導入したという経営者や役員を含む25歳〜65歳の会社員200人に行ったこの調査では、IVRの導入前に比べて人件費を「30%以上50%未満削減」できたと回答した方が、全体の30％を占めました。

IVRによって、電話対応にかかる人件費を大きく削減できることがわかります。

Q：IVR導入前と比較して、電話対応にかかる人件費はどの程度削減されましたか？

（調査名：IVR導入企業向けアンケート調査、調査対象：25〜65歳の経営者・役員・会社員、有効回答数：200件、調査実施日：2025年9月29日）

調査手法：インターネット調査、調査実施会社：株式会社IVRy

アイブリーなら低価格で電話対応を任せられます

「アイブリー」は月額3,317円～（年払いの場合/電話番号維持費除く）から利用できるクラウド型のAI電話代行サービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「アイブリー」の導入はアカウント登録完了後、ブラウザやアプリから電話番号を発行するだけ。最短即日から利用開始できるため、迅速に導入したい場合にも対応できます。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをチャットに通知

「アイブリー」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字起こしします。更にメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

アイブリーのフリープランで今すぐAI電話代行を試してみよう

アイブリーの無料アカウント登録フォームから基本情報を入力し、050番号の場合は即時発行、固定電話番号の場合は本人確認の手続き後、番号申請フォームよりご希望の市外局番を承ります。

さらにアイブリーは基本料金・電話番号維持費が30着電まで無料で利用できます。

簡単に電話番号を取得したい、電話に関わる業務を楽にしたい、という方は、まずは無料でアイブリーをお試しください。

※番号の在庫がない場合はご希望に添えない可能性があります。

料金プランについては下記からもご覧いただけます。

https://ivry.jp/pricing/