ビジネスフォンをやめたい方へ｜解約の注意点と代替手段を徹底解説

「ビジネスフォンのリース期間が迫っている」「旧来の電話システムではリモートワークに対応しきれない」このような課題を背景に、ビジネスフォンの利用をやめたいと考える企業は少なくありません。しかし、いざ解約するとなると「何から手をつければいいのか」と悩む方もいるのではないでしょうか。

この記事を読めば、ビジネスフォンをやめる際に知っておくべき注意点、解約後の代替手段、そして新しいシステムへ切り替えるメリットがわかります。

ビジネスフォンをやめる理由

企業がビジネスフォンの廃止を検討する背景には、コスト、業務効率、そして技術の進化という3つの大きな理由があります。本章では、それぞれを詳しく見ていきましょう。

コスト削減の必要性がある

ビジネスフォンには、高額な維持費用がかかります。リース契約でも月々の支払いが発生し、長期的には大きなコスト負担となります。

また、老朽化すれば修理やメンテナンスにも費用がかさむため、これらのコストを削減し、より安価な通信サービスへ切り替えることは、重要な経営課題といえるでしょう。

業務効率を向上させたい

従来のビジネスフォンはオフィス内での利用が前提のため、リモートワークや外出先の従業員への電話取り次ぎが大きな負担となり、業務効率を低下させる一因でした。

担当者不在時には折り返し連絡が必要となり、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。

クラウドPBXに乗り換えたい

インターネット回線を利用するクラウドPBXのような新しい電話サービスの登場も、ビジネスフォンからの移行を後押ししています。

クラウドPBXを利用すればスマートフォンやPCをビジネスフォンとして利用できます。場所を選ばずに会社の番号で発着信できるため、リモートワークにも対応できます。

ビジネスフォンをやめるべきタイミング

ビジネスフォンをやめる決断には、適切なタイミングがあります。違約金といった余計なコストをかけずにスムーズに移行するためにも、最適な時期を見極めることが重要です。

リース契約の満了時

リース契約の満了時は、ビジネスフォンをやめる絶好のタイミングといえます。中途解約すると高額な違約金が発生しますが、満了時であればその心配がありません。

リース満了時には「再リース」「買取り」「返却」の選択肢がありますが、古い機器を使い続ける「再リース」や「買取り」は、故障リスクが高く、新しい働き方にも対応できません。将来的な事業展開を見据え、契約満了のタイミングで新しいシステムへ切り替えることをおすすめします。

オフィスの移転時

オフィスの移転や事業規模の縮小も、電話システムを見直す良い機会です。

新しいオフィスの規模や働き方に合わせて、本当にビジネスフォンが必要か、どの程度の機能や回線数が必要かを再評価しましょう。このタイミングでクラウドPBXのような柔軟なシステムを導入すれば、将来の事業拡大にもスムーズに対応できます。

機器が故障・老朽化したとき

ビジネスフォンの法定耐用年数は6年とされています。耐用年数を超えた機器は、故障の頻度が高くなり、その都度修理費用が発生します。

特に、システムの心臓部であるPBXが故障すると、社内の電話がすべて使えなくなり、事業に支障をきたす恐れがあります。故障が頻発したり、修理部品の供給が終了したりしている場合は、新しいシステムへの切り替えを検討すべきタイミングといえるでしょう。

電話対応を低価格で依頼できるサービス

AIに電話対応の一部を任せられるサービスがあります。IVR（電話自動応答）の「アイブリー」もそのひとつで、月額3.980円〜で自動音声やAIに電話対応を任せることができます。従来の電話代行と比べて、低コストかつ手軽に導入できます。

また、AI（ボイスボット）が電話の用件をヒアリングし、自動で文字起こし。メールやチャットに通知する機能もあります。

導入するにはまずアカウント登録し、ブラウザやアプリから電話番号を発行するだけです。

ビジネスフォン解約時のチェックポイント

ビジネスフォンを解約する際には、思わぬトラブルや費用の発生を防ぐために、事前にいくつかの重要事項を確認しておく必要があります。

契約書の内容を把握する

まずはリース契約書や保守契約書を確認し、解約に関する条項を正確に把握しましょう。特に以下の点は重要です。

• 解約可能なタイミングと違約金の有無: 契約期間の途中で解約する場合、リース残額の一括払いや違約金が定められていないか。
• 機器の返却義務: リース物件である機器の返却先、梱包や送料の負担者。
• 付帯サービスの扱い: 保守契約などが別途結ばれている場合、その解約手続きについて。

現在の電話番号を使えるか

現在の番号を新しいシステムでも利用できるかは、ビジネスの継続性に関わる最重要事項といえます。

必ず新しいサービスの契約前に、移行先の事業者に現在の電話番号を伝え、番号ポータビリティ（LNP）が可能かどうかを確認してください。この確認を怠って旧サービスを解約してしまうと、最悪の場合、その電話番号を失うことになります。

また、NTTのアナログ回線やISDN回線を利用している場合は、電話加入権を最長10年間保管できる「利用休止」という選択肢も検討しましょう。

どの機器に接続しているか

ビジネスフォンは、電話機だけでなく、他のさまざまな機器と接続されている場合があります。

PBXを撤去することで、ドアホンや放送設備、FAX、クレジットカードの決済端末などが利用できなくなる可能性があるため注意が必要です。どの機器が接続されているかを事前にリストアップし、代替手段を検討しておきましょう。

外線の本数と機能

現在、同時に何本の外線通話（チャネル数）を利用しているか、また、転送や保留、自動応答（IVR）など、業務に不可欠な機能は何かを洗い出します。

これらの現状を把握することで、新しい電話システムを選定する際の要件が明確になり、導入後のミスマッチを防げます。

ビジネスフォンからの切り替え方法

ビジネスフォンをやめた後の代替手段の最も現実的でメリットの大きい選択肢はクラウドPBXの導入です。クラウドPBXは、インターネット経由でビジネスフォンと同等の機能を提供します。

上表の通り、クラウドPBXは物理的な機器が不要なため初期費用を大幅に抑えられ、場所を選ばずに利用できるためテレワークにも最適です。企業の成長に合わせて柔軟に規模を拡大・縮小できる点も大きなメリットといえます。

ビジネスフォン導入のお悩みはアイブリーで解決！

「ビジネスフォンは導入費用が高い…」「かといって安価なものだと業務効率が上がらなそう…」「使いたい機能があるけど、設定が複雑…」。

ビジネスフォン選びでは、このようなお悩みを抱えがちです。そんな悩みをまとめて解決するのが、月額3,980円から始められるクラウド電話サービス「アイブリー」です。

従来のビジネスフォンのような、高額な主装置の購入、PBXの設置工事は不要。PCやスマートフォンをビジネスフォンとして利用できるため、コスト削減と業務効率化を同時に実現できます。

• IVR（自動音声応答）による適切な担当者への振り分け
• 全通話の自動録音機能と書き起こしで「言った言わない」のトラブル防止
• 場所を選ばずスマートフォンで受発信が可能

など、ビジネスに必要な機能が揃っています。

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