動物病院の人手不足を解消！電話業務を効率化することで診察に集中できます！

動物病院は、慢性的に人手が足りないと言われます。これは動物病院の仕事がとてもハードだからと言われています。 人と違って自由診療なので、全額負担になってしまうことから高額の治療費を設定できないといった側面もあり、ハードな仕事の反面、獣医師へ十分な還元はされていないようです。

中で対応に苦慮するのが電話での問い合わせではないでしょうか。電話で治療すべきかどうか確認してから動物病院に訪れる患者さんも多く、電話に対応しないわけにはいきません。しかしすべての電話に対応していると、通常業務がおろそかになってしまい、残業地獄という負のループに。

この記事では、動物病院の電話業務を効率化することで人手不足の悩みを解決する方法を紹介します。

動物病院にかかってくる電話の内容は？

診察の問い合わせ

動物病院にかかって来る電話の中でも、かなり多いのが診察の問い合わせです。診察をしたいという連絡だけでなく、診察をすべきかどうか？という判断に迷っているものや、診察後に容体が急変した、という連絡もあります。

診療時間・休診日の問い合わせ

多くの動物病院は診療時間や休診日を公式HPに掲載していますが、それでも診療時間や休診日を確認したい、という電話は絶えません。コロナ禍の現在では「HPと情報が違うかもしれない」と考える患者も多く、電話できちんと確認します。

混雑状況の問い合わせ

待ち時間を気にする患者も多く、混雑状況を確認する電話も多いです。これも公式HPで掲載する院がありますが、残念ながらあまり効果はなく、電話での問い合わせは減らないようです。

動物病院が抱える電話の課題とは？

診察に集中すると電話が取れない

院長や勤務医に電話があっても、診察中は電話が取れないことが多く、場合によっては重要な電話を取りこぼしてしまうかもしれません。特に診察すべきかどうか？という質問には獣医師でないと答えられませんが、電話を折り返して確認するしかないでしょう。

よくある質問で重要な電話への対応が遅れる

診療時間や混雑状況は公式HPでも確認できるはずの、よくある問い合わせです。よくある問い合わせに対応時間を取られてしまうと、重要な電話をきちんと処理できず、対応が遅れてしまうことも考えられます。

電話問い合わせの管理

動物病院では電話による問い合わせが多く、電話の内容を患者のカルテにメモするなど、管理が必要です。手作業でこうした情報を管理するのはかなり大変ですし、書き忘れ、伝え忘れなどのミスも発生しやすくなります。

IVRyなら動物病院の電話対応を効率化できます！

電話に出られなくても全ての電話に対応可能

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話をかけると「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内するシステムを提供しています。そのため、もし電話に出られないときでも、IVRyが自動で電話に応答。折り返しが必要な電話も録音してスマホに通知を送ります。

よくある質問には自動で応答。診察に集中できる

IVRyは、診療時間や、休診日など、よくある質問には自動で応答します。そのため電話に出る回数自体が減り、診察に集中できるまとまった時間が確保できるでしょう。

過去の問い合わせもすぐに確認できる。

IVRyではすべての通話を録音しています。そのため数日前や先週の問い合わせでもすぐに確認可能です。IVRyの顧客管理機能を活用すれば、顧客ごとに電話の内容や過去の診察状況、通話メモを確認できるので、さらに寄り添った対応が可能に。顧客満足度もアップすること間違いなし！

営業時間外の対応もバッチリ！

動物病院では、営業時間外に急患の電話がかかってくることも珍しくありません。急患だったらどうしよう…と、ついすべての電話を取ってしまう院長もいるとか。しかしそれではきちんと休息が取れませんし、診察にも影響が出てしまいます。IVRyを導入すれば、営業時間外でも自動で対応。急患であればスマホに通知が行くので、患者を不安にさせることなく急患に対応できます。

IVRyではテキストを編集するだけでAIが読み上げる自動ガイダンスを採用していますが、機械的な音声に抵抗があるという方は、もちろん録音した音声での対応も可能です。IVRyを活用して、動物病院の電話を効率化し、人手不足を解消しましょう！

IVRの導入方法

IVRを導入する方法には、大きく分けて以下の3つの選択肢があります。

1.ビジネスフォンやPBXを導入する

2.オンプレミス型IVRを導入する

3.クラウド型IVRを導入する

まず、IVR機能を備えたビジネスフォンやPBX（電話交換機）を導入する方法です。

これらの機器を設置することで、企業内の内線通話や外線通話を効率的に管理できます。ただし、機種によってIVR機能の有無や仕様が異なるため、選定時には必要な機能と拡張性などを確認する必要があります。

次に、オンプレミス型IVRを導入する方法です。

オンプレミス型IVRは、企業内にCTI（Computer Telephony Integration）と呼ばれる機器を設置して運用する形態です。IVR機能としては非常に網羅的で高性能ですが、電話交換機の設置工事が必要なため、導入費用が高額になる傾向があります。

最後に、クラウド型IVRを導入する方法です。

クラウド型IVRはインターネット経由で提供されるため、専用機器の設置は必要なく、初期費用を低く抑えられます。導入が簡単で低コストでありながら、自動音声応答、音声録音、音声の文字起こしなど、電話対応に必要な機能が揃っているため、特におすすめの選択肢です。

IVRyならたったの4STEPでIVRを導入できます

電話自動応答システムの「IVRy（アイブリー）」はクラウド型IVRのサービスを提供しています。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

◼︎STEP1：アカウント登録フォームに必要事項を入力し送信

◼︎STEP2：会社情報を入力

◼︎STEP3：分岐ルールを作成

業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成することも可能です

◼︎STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。

必要データを入力し、写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

これだけでIVRyの利用設定は完了です！

月額2,980円〜の低価格でIVRを導入できる

「IVRy」は電話の自動受付（IVR機能）の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。

クラウドサービスのため初期費用や工事費などは必要なく、インターネット回線があれば、誰でも手軽にIVRを導入することができます。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

一般的なIVRでは音声ガイダンスをスタッフが直接吹き込んだり、各業者に依頼して設定することが多いですが、「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで一次対応を行います。

自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

手軽かつ低価格でIVRを導入したい、すぐに電話対応を自動化したいという方は、まずは「IVRy」の無料トライアルをお試しください。